Ewidencja broni klubowej: jak ją prowadzić w klubie

Cztery książki, nie jedna

Podmiot posiadający broń na podstawie świadectwa, a klub strzelecki nim jest, prowadzi ewidencję na czterech odrębnych zbiorach:

1. Książka ewidencji broni: stan posiadania. Każdy egzemplarz z nazwą, marką, kalibrem, numerem i podstawą nabycia.
2. Książka ewidencji amunicji: stan magazynowy z podziałem na kaliber i rodzaj.
3. Książka wydawania i przyjmowania broni: ruch. Kto wziął, kiedy, kto wydał, kiedy wróciła.
4. Książka wydawania i przyjmowania amunicji, to samo dla amunicji, z ilościami.

Rozdzielenie stanu od ruchu nie jest formalizmem. Stan odpowiada na pytanie „co klub ma”, ruch na pytanie „gdzie to jest w tej chwili”. Kontrola sprawdza jedno przez drugie: bierze pozycję z ewidencji, patrzy w książkę wydań i chce zobaczyć albo egzemplarz w magazynie, albo wpis, kto go ma.

Książki papierowe przechowuje się w magazynie broni razem z kopiami dokumentów nabycia. Karty muszą być ponumerowane, przeszyte i opieczętowane pieczęcią klubu, czyli nie da się wyrwać strony ani dopisać jej po fakcie.

Co wpisuje się do ewidencji broni

Minimum, które musi dać się odczytać z wpisu:

• rodzaj, nazwa i marka broni
• kaliber
• numer fabryczny egzemplarza
• podstawa nabycia: faktura, umowa, darowizna, przekazanie
• data przyjęcia na stan
• data i podstawa zdjęcia ze stanu, jeśli broń klub opuściła

Amunicja idzie tym samym trybem, tylko zamiast numeru fabrycznego liczy się ilość w sztukach z podziałem na kaliber i rodzaj. Wpis „amunicja pistoletowa, 2000 szt.” bez rozbicia na kalibry jest wpisem, który przy pierwszym sprawdzeniu nie zgodzi się ze stanem faktycznym.

Wydanie i przyjęcie: najczęstszy punkt zapalny

Wpis o wydaniu broni zawiera datę i godzinę wydania, nazwę i markę broni, jej numer oraz dane osoby wydającej i pobierającej. Przyjęcie zamyka ten sam wiersz: data, godzina, podpis.

To tutaj powstaje większość problemów, i to z prozaicznego powodu, wydanie odbywa się na strzelnicy, w ruchu, często przez osobę, która akurat prowadzi strzelanie. Kartka leży w magazynie, a nie na osi. Wpisy robi się „później”, a „później” bywa następnego dnia albo nigdy. Powstaje wtedy sytuacja, w której klub ma broń fizycznie na miejscu, ale nie ma dowodu, że przez ostatnie trzy godziny wiedział, u kogo była.

Drugi klasyk: broń wróciła, ale wpis o przyjęciu nie powstał. W papierach egzemplarz od pół roku jest wydany osobie, która dawno oddała.

Kto odpowiada

Za prowadzenie ewidencji, przechowywanie kluczy i dokumentów odpowiada magazynier, osoba wyznaczona przez kierownika podmiotu. To wyznaczenie musi być pisemne i musi być aktualne. Klub, w którym magazynierem jest formalnie osoba, która odeszła z zarządu dwie kadencje temu, ma problem, zanim ktokolwiek zajrzy do książki.

Warto ustalić też zastępstwo. Jeden magazynier oznacza, że klub nie wydaje broni, kiedy ten człowiek jest na urlopie, albo wydaje ją poza procedurą, co jest gorsze.

Trzy błędy, które widać przy kontroli

1. Ewidencja prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym „na brudno”, przepisywana do książki raz w miesiącu. Zapis, który powstał dwa tygodnie po zdarzeniu, nie dokumentuje zdarzenia, dokumentuje pamięć osoby przepisującej.
2. Brak podpisu pobierającego. Wpis bez podpisu nie ustala, komu broń wydano.
3. Rozjazd między ewidencją a stanem magazynu. Zwykle to nie zaginiona broń, tylko egzemplarz zdjęty ze stanu bez wpisu albo przyjęty i nigdy niewpisany.

Amunicja rządzi się własnymi prawami

Broń jest policzalna po numerach, amunicja nie. Egzemplarz albo jest, albo go nie ma, a naboje są zużywalne i to zużycie trzeba udokumentować, inaczej stan magazynowy rozjeżdża się z rzeczywistością po każdym treningu.

Trzy rzeczy, które porządkują ten temat:

• Rozbicie na kaliber i rodzaj od pierwszego wpisu. Sklejanie wszystkiego w jedną pozycję jest wygodne przez pierwszy miesiąc i nierozplątywalne po roku.
• Wydanie zawsze na osobę, nie na wydarzenie. Wpis „trening 12.03: 500 szt.” nie mówi, komu wydano i ile wróciło. Wpis na osobę mówi.
• Zamknięcie wydania w tym samym dniu. Amunicja wydana i niezużyta musi wrócić na stan z wpisem, a nie „zostać na następny raz w szafce”.

Klub, który prowadzi też strzelnicę komercyjną, ma tu podwójny obieg: amunicja klubowa i amunicja sprzedawana gościom to dwie różne ewidencje, choć fizycznie mogą leżeć w tym samym magazynie. Mieszanie ich to najprostsza droga do stanu, którego nie da się wytłumaczyć.

Checklista dla zarządu

Do przejścia raz na kwartał, zajmuje kwadrans:

• Czy wyznaczenie magazyniera jest pisemne i dotyczy osoby, która nadal pełni tę funkcję?
• Czy jest wyznaczone zastępstwo na czas nieobecności?
• Czy w książce wydań są otwarte pozycje starsze niż kilka dni?
• Czy losowo wybrany egzemplarz z ewidencji da się fizycznie odnaleźć albo wskazać, kto go ma?
• Czy kopie dokumentów nabycia leżą tam, gdzie powinny?
• Czy stan amunicji w książce zgadza się ze stanem faktycznym w rozbiciu na kalibry?

Ostatni punkt wypada negatywnie w większości klubów, które robią to pierwszy raz. To normalne, ważne, żeby różnica malała przy kolejnym sprawdzeniu, bo rosnąca różnica oznacza, że proces wydawania nie działa.

Jak to wygląda w systemie

W eKlubie robi się to obsługą magazynową: zakładacie osobny magazyn na broń i drugi na amunicję, a pozycjom nadajecie typ produktu Broń albo Amunicja. Magazyn ma wydania i przyjęcia, więc widać, co, komu i kiedy zostało wydane oraz kiedy wróciło. Każda pozycja może mieć własny kod SKU, a historia zmian stanu zapisuje datę, ilość przed i po oraz autora wpisu, to jest ten ślad, którego brakuje w zeszycie. Dwa poziomy prowadzi się osobno: klub i strzelnica komercyjna, jeśli klub taką ma.

To nie zwalnia klubu z obowiązku posiadania dokumentacji w formie wymaganej przepisami, ale sprawia, że dokumentacja odzwierciedla to, co się realnie wydarzyło, bo powstaje w tej samej chwili.

Zobacz obszar „Magazyn i wyposażenie” · Książka pobytu na strzelnicy