Jak zgłosić zawody do kalendarza wojewódzkiego i centralnego

Trzy poziomy kalendarza

Zawody klubowe mogą trafić do kilku kalendarzy naraz i każdy z nich pełni inną rolę:

• Kalendarz wojewódzki (WZSS): podstawowy dla większości zawodów klubowych i międzyklubowych. Wojewódzkie związki publikują własne wytyczne do opracowania kalendarza na kolejny rok.
• Kalendarz centralny PZSS: dla zawodów rangi ogólnopolskiej. Wnioski o przyznanie organizacji zawodów składa się przez formularz rejestracyjny PZSS, a kolejność zgłoszeń ma znaczenie przy kolizji terminów.
• Kalendarz zbiorczy: eKalendarz, gdzie zawodnik widzi zawody z różnych źródeł w jednym miejscu, bez chodzenia po szesnastu stronach wojewódzkich.

Terminy: to dzieje się jesienią

Najczęstszy błąd organizacyjny w klubie polega na tym, że o kalendarzu myśli się w styczniu. Wnioski o zawody na kolejny rok, zarówno wojewódzkie, jak i do kalendarza centralnego, składa się jesienią roku poprzedzającego. Klub, który przegapi ten moment, ma na cały sezon do dyspozycji wyłącznie zawody nieujęte w kalendarzu.

To ma bezpośrednie przełożenie na licencje: zawodnik potrzebuje czterech startów, a klub, który nie zgłosił swoich zawodów, wysyła własnych ludzi na wyjazdy do sąsiadów.

Co zawiera zgłoszenie

Zakres bywa różny w zależności od związku, ale trzon jest stały:

• nazwa zawodów i ranga
• data i miejsce: obiekt, na którym zawody się odbędą
• konkurencje i dyscypliny
• organizator wraz z danymi kontaktowymi
• osoby funkcyjne: sędzia główny, delegat techniczny
• regulamin zawodów

Osoby funkcyjne bywają zaskoczeniem dla klubów zgłaszających zawody po raz pierwszy. Sędzia główny musi mieć odpowiednie uprawnienia i musi być umówiony zanim zgłoszenie pójdzie, nie po tym, jak zawody znajdą się w kalendarzu.

Osobostarty a kalendarz

Kalendarz to jedna strona medalu, komunikat z wynikami, druga. Start liczy się zawodnikowi wtedy, gdy da się go przypisać do konkretnej osoby w ewidencji związku. Jeżeli w komunikacie nazwisko jest zapisane inaczej niż w kartotece albo brakuje przynależności klubowej, start istnieje na papierze, a nie istnieje w rozliczeniu licencji.

Dlatego warto pilnować dwóch rzeczy: żeby lista startowa pochodziła z ewidencji członków, a nie z formularza wpisywanego ręcznie, i żeby wyniki wychodziły z tego samego systemu, w którym powstała lista.

Widoczność zawodów

Zawody wpisane do kalendarza wojewódzkiego są widoczne dla klubów z tego województwa. Zawody wpisane dodatkowo do kalendarza zbiorczego są widoczne dla zawodników z całego kraju, i to jest realna różnica w liczbie zgłoszeń, szczególnie przy zawodach w dyscyplinach, które w danym regionie ma niewiele klubów.

Wpis do kalendarza to jednak dopiero połowa. Zawodnik, który znajdzie zawody, potrzebuje jeszcze regulaminu, terminu zapisów i sposobu opłacenia wpisowego. Jeśli kalendarz podaje wyłącznie datę i numer telefonu do organizatora, znaczna część zainteresowanych odpada na tym etapie, nie z braku chęci, tylko dlatego, że nikt nie dzwoni w niedzielę wieczorem, żeby zapytać o wpisowe.

Po zawodach: komunikat i wyniki

Obowiązki organizatora nie kończą się z ostatnią serią. Zostaje komunikat z wynikami, dokument, na podstawie którego zawodnikom liczą się starty. Trzy rzeczy, które decydują o tym, czy będzie użyteczny:

• Zgodność nazwisk z ewidencją. Literówka albo brak przynależności klubowej sprawia, że start nie przypnie się do właściwej osoby.
• Termin publikacji. Komunikat wydany po trzech tygodniach trafia do klubów, które zdążyły już policzyć starty ręcznie.
• Format, z którego da się dane wyjąć. Skan kartki jest komunikatem dla człowieka, nie dla systemu, i po stronie każdego klubu oznacza ręczne przepisywanie.

Ta ostatnia rzecz jest zaskakująco kosztowna w skali związku. Jeden organizator, który publikuje wyniki jako zdjęcie protokołu, generuje pracę w kilkunastu klubach naraz.

Cykle i zawody wewnętrzne

Nie każde zawody muszą trafiać do kalendarza związkowego. Klub może prowadzić własne zawody wewnętrzne, ligi klubowe i cykle rozliczane przez cały sezon, służą frekwencji, integracji i wyłanianiu składów na zawody rangi wyższej.

Różnica jest zasadnicza i warto ją rozumieć: zawody wewnętrzne dają klubowi życie sportowe, ale nie zastąpią startów potrzebnych do licencji, jeśli nie są ujęte w odpowiedniej ewidencji. Klub, który prowadzi wyłącznie zawody wewnętrzne, ma zajętych ludzi i problem z licencjami w grudniu.

Jak to wygląda w systemie

W eKlub zawody publikuje się z panelu klubu do kalendarzy wojewódzkich oraz do Centralnego Kalendarza Zawodów Strzeleckich, jednym działaniem, bez wypełniania tego samego formularza w trzech miejscach.

Dalej wszystko zostaje w jednym łańcuchu. Zapisy idą z ewidencji członków, z wariantami uczestnictwa z bronią klubową albo z własną i osobnymi kosztami, bez zakładania dwóch odrębnych konkurencji. Z listy startowej klub drukuje metryczki i kody QR do identyfikacji przy wejściu, a jednym kliknięciem dopisuje wszystkich zapisanych i opłaconych zawodników oraz sędziów do ERPS, czyli rejestru pobytu na strzelnicy. Osoby już wpisane nie dublują się.

Sędzia wpisuje wyniki w aplikacji na telefonie, na stanowisku, także bez zasięgu GSM. Wyniki spływają na żywo do biura obsługi zawodów, gdzie każdy wpis ma status: pobrany, edytowano (zmieniony ręcznie: aplikacja go już nie nadpisze) albo już był, czyli wykryty duplikat, który nie trafi drugi raz do oficjalnych rezultatów. Biuro widzi też, z którego urządzenia i od którego sędziego przyszedł każdy wynik.

To rozwiązuje trzy problemy opisane wyżej naraz: komunikat powstaje z danych, a nie z kartek; nazwiska są zgodne z ewidencją, bo lista startowa z niej pochodzi; a wyniki dają się wyeksportować do CSV, zamiast krążyć jako zdjęcie protokołu.

Zawody można też prowadzić w grupach i cyklach, rozliczanych łącznie, z rankingami wewnątrzklubowymi i międzyklubowymi liczonymi automatycznie z wyników.

Obszar „Zawody i zapisy” · Cykle, ligi i rankingi