Książka rejestru pobytu na strzelnicy, co musi zawierać

Trzy dane obowiązkowe

Zgodnie z wzorcowym regulaminem strzelnic książka rejestru pobytu zawiera:

1. imię i nazwisko korzystającego ze strzelnicy
2. numer pozwolenia na broń oraz nazwę organu, który je wydał, a jeśli osoba pozwolenia nie posiada, jej adres
3. oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem strzelnicy i przepisami bezpieczeństwa, potwierdzone własnoręcznym podpisem

Warto zwrócić uwagę na trzeci punkt, bo bywa traktowany jako formalność. To nie jest lista obecności, to oświadczenie woli. Podpis jest tam po to, żeby w razie zdarzenia dało się wykazać, że dana osoba została z regulaminem zapoznana.

Kto prowadzi rejestr

Za prowadzenie książki rejestru odpowiada prowadzący strzelanie. Nie recepcja, nie zarząd, nie „ktoś przy wejściu”, osoba, która w danym momencie odpowiada za bezpieczeństwo na strzelnicy.

Pozostałe obowiązki prowadzącego strzelanie

Rejestr jest jednym z kilku obowiązków, które ta sama osoba wykonuje równolegle:

• odpowiada za bezpieczeństwo użytkowników strzelnicy oraz osób towarzyszących
• wyznacza stanowiska strzeleckie oraz bezpieczne miejsca dla osób towarzyszących
• prowadzi książkę rejestru pobytu
• wydaje komendy rozpoczęcia i zakończenia strzelania
• dokonuje kontroli broni po zakończeniu strzelania

Ta lista tłumaczy, dlaczego rejestr bywa prowadzony niechlujnie. Osoba, która ma jednocześnie pilnować osi, wyznaczać stanowiska i wydawać komendy, nie ma warunków, żeby przy każdym wejściu weryfikować numer pozwolenia i czytelność podpisu.

Dlaczego zeszyt przy wejściu to problem

• Nieczytelność. Wpis, którego nie da się odczytać, nie dokumentuje niczego.
• Dane innych osób na widoku. Kolejna osoba w kolejce widzi nazwiska, numery pozwoleń i adresy poprzedników. To realny problem z ochroną danych osobowych, nie teoretyczny.
• Brak możliwości wyszukania. Pytanie „kto był na strzelnicy 17 marca po 16:00” oznacza kartkowanie zeszytu.
• Jeden egzemplarz. Zalany, zgubiony albo zniszczony zeszyt to utrata całej historii.

Rejestr a ochrona danych osobowych

Rejestr pobytu zawiera imię, nazwisko, numer pozwolenia albo adres, czyli dane osobowe, i to w zestawie, który jednoznacznie identyfikuje osobę. To rodzi po stronie klubu kilka obowiązków, o których przy papierowym zeszycie zwykle nikt nie pamięta:

• Ograniczenie dostępu. Zeszyt leżący otwarty na ladzie pokazuje dane poprzednich osób każdemu kolejnemu wchodzącemu. Przy rejestrze elektronicznym dane widzi wyłącznie obsługa.
• Określony okres przechowywania. Klub powinien wiedzieć, jak długo trzyma rejestry i dlaczego akurat tyle, a nie trzymać wszystkie zeszyty od 2009 roku „na wszelki wypadek”.
• Informacja dla korzystającego o tym, kto jest administratorem danych i w jakim celu są zbierane.
• Zabezpieczenie fizyczne. Zeszyt zostawiony na noc na blacie w niezamykanym pomieszczeniu to incydent czekający na zdarzenie.

To nie jest argument za tym, żeby rejestru nie prowadzić, obowiązek jest jednoznaczny. To argument za tym, żeby prowadzić go w formie, która nie tworzy przy okazji drugiego problemu.

Goście spoza klubu

Strzelnica otwarta dla osób z zewnątrz to inna sytuacja niż strzelnica wyłącznie klubowa. Gość zwykle nie ma pozwolenia na broń, więc do rejestru trafia jego adres, a nie numer pozwolenia. Do tego dochodzi kwestia rozliczenia wejścia, wypożyczenia broni i sprzedaży amunicji, czyli trzy dodatkowe obiegi przy tym samym stanowisku obsługi.

Klub, który obsługuje gości w tym samym zeszycie co członków, ma po sezonie rejestr, z którego nie da się nic policzyć: ani ile było wejść komercyjnych, ani ilu członków korzystało z obiektu, ani jaki był przychód.

Rejestr elektroniczny

eKlub prowadzi ERPS: elektroniczny rejestr pobytu na strzelnicy. Wpis powstaje przy wejściu, dane widzi wyłącznie osoba obsługująca, a oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem jest potwierdzane przez korzystającego elektronicznie.

Osobno rozwiązany jest dzień zawodów, czyli moment, w którym zeszyt przy wejściu zawodzi najbardziej, bo pięćdziesiąt osób wchodzi w kwadrans. Z listy startowej klub dopisuje do ERPS wszystkich zapisanych i opłaconych zawodników oraz sędziów jednym kliknięciem, a osoby już obecne w rejestrze nie są dodawane po raz drugi. Prowadzący strzelanie nie stoi wtedy nad zeszytem, tylko robi to, za co odpowiada.

Dodatkowo klub może wpiąć rejestr w kontrolę dostępu: mamy trzy wdrożone integracje z różnymi dostawcami zamków elektronicznych, szlabanów i automatyki strzelnicy, a kolejne dokładamy do każdego systemu, który udostępnia API. W takim układzie wejście na obiekt i wpis do rejestru to jedno zdarzenie, nie da się wejść bez wpisu i nie da się wpisać bez wejścia.

Jeden panel obsługuje kilka strzelnic tego samego klubu, a jeśli klub prowadzi też strzelnicę komercyjną, goście spoza klubu mają osobną ścieżkę z kartami QR i RFID.

Zobacz obszar „Rejestr pobytu (ERPS)” · Ewidencja broni klubowej